山东省单县公证处
SHAN DONG SHAN XIAN GONGZHENGCHU

单县公证处业务流程


根据中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定,特制订本公证业务流程。

一、接待

公证处人员应热情接待当事人的法律咨询和办理各类公证事项,耐心听取当事人的陈述,根据法律规定,对符合办证条件的予以受理。

二、申请

公民或法人申请办理公证,首先要填写公证申请书,申请书内容包括:

1、申请人及代理人的自然状况;

2、申请公证的事项和公证书用途;

3、提交材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址;

4、申请时间及其它应说明的事项;

5、申请人应当在申请表上签名或盖章,如果申请人填写确有困难的,可由公证人员代为填写,经申请人核对后由申请人签名或盖章。

三、受理

受理的条件:

1、申请人同申请的事项有利害关系;

2、申请公证的当事人、利害关系人之间对申请公证的事项属于公证处的业务范围;

3、申请公证的事项属于该公证处管辖,受理与否由公证员决定。

对不符合上述条件的申请,公证处将作出不予受理的决定,并告知当事人,当事人对不予受理、拒绝公证的决定有异议的,可在接到不予受理、拒绝公证的决定之日起十日内向该公证处的本级司法行政机关申请复议。

四、审查

由公证员进行审查,在办理每项公证业务中,审查阶段事关能否出具公证书和公证书质量的关键环节。

公证员应重点审查:

1、当事人的人数、身份、资格和民事行为能力;

2、当事人的意思表示和相应的权利,确保意思表示真实,避免弄虚作假、欺诈、乘人之危等违法行为的发生,确保当事人、代理人的身份真实、有效,确保当事人民事权利能力和民事行为能力真实、合法。

根据审查,认为当事人提供的材料不完备或有疑义的,应退回当事人予以补充,公证员应向有关单位、个人调查、索取有关证件和材料,充分有效的证据是出具公证书的依据。

调查方式包括:

1、询问当事人和证人;

2、调取书证;

3、调取物证;

4、调取视听材料;

5、现场勘验;

6、鉴定;

7、委托调查。

五、出证

经过审查后,认为符合条件的,依法制作并出具公证书,出证是整个公证程序的归宿,根据公证事项的类别,有不同的出证条件。

1、法律行为的出证条件:

(1)当事人是否有相当有民事行为能为(行为能力受年龄和智力的限制);

(2)意思表示真实(出于自已内心的真实意愿);

(3)行为的内容和形式不违反法律、法规、规章或社会公共利益。

2、有法律意义的事实或文书公证的出证条件:

(1)有法律意义的事实或文书对公证当事人具有法律上的利害关系,即该事实和文书对当事人的权利、义务或活动将产生一定的法律上的后果或影响;

(2)事实或文书真实无误;

(3)事实或文书不违反法律、法规和规章。

3、文书上鉴名、印鉴公证和文书文本公证的出证条件:鉴名、印鉴应当准确属实,影印本与原本应完全一致。

4、赋予债权文书强制执行效力公证的出证条件:赋予强制执行的债权文书公证,是一种特殊的公证活动,必须符合以下条件:

(1)债权文书已经公证证明,债权文书必须真实合法;

(2)债权文书以给付一定货币、物品或有价证券为内容。执行标的应便于执行,能操作实现的;

(3)债权文书中载明债务人不履行义务时接受强制执行的意思表示。债权人与债务人对债权文书无异议和自愿放弃起诉权。

5、履行审批程序:公证员对审查合格的公证事项应立卷制作拟文稿,报呈主任或副主任审批,审批之日即公证生效之日。

6、制作公证书:公证员报批后,交文印室负责打印、翻译,公证员负责校对、盖章,当事人核对,防止差错。

7、公证书送达:当事人应在收到公证书时在送达回执上签名、盖章。送达回执应载明:收到日期、份数、公证书编号、收件地点、代理人代领的,应核对代理人的身份和委托书。

8、申办遗嘱、遗赠抚养协议、赠与、认领亲子、收养、解除收养、委托、声明、生存及其它与申请人人身有密切关系的公证事项,必须由申请人亲自申办,不能委托代理人代办。

9、公证收费:按国家和省颁布的文件收取并出具发票。

10、案卷归档:公证档案是公证机关依法进行公证活动和当事人从事民事、经济活动的真实、完整的记录,是公证制度建设和社会主义法制建设的宝贵资料,具有重要的保存、查存、利用价值。

立卷按一事一证、一证一卷、一卷一号的原则。公证员在办证过程中,首先要索取完整有效证件,精心制作公证书,按照公证档案管理办法归档,归档前要进行精心自查、互查,对存在瑕疵的卷宗要及时更正和采取经济手段,确保档案质量。